首先從數據導出開始,數據導出是這個系統中非常重要的一個環節,數據導出功能可以將用戶選擇的農作物種質資源庫數據導出到用戶需要的地方。數據的導出在導出數據庫數據的同時,也需要同時導出格式庫和代碼庫中的數據,并且做出提示。因為在設計本系統數據庫時,數據庫、格式庫、代碼庫是一個整體,(都為·dbf格式),如果沒有格式庫和代碼庫,則數據庫中的數據是不完整的。然后在導出的數據庫內輸入你所掌握的數據并且把數據導入系統內,這一步也是非常得重要,要我們注意的是,系統外的數據表的格式和系統中的數據庫表格式一致,在數據庫導入時必須區別對待。當數據庫表格式一致時直接導入。當農作物種質資源庫表格不一致的字樣(系統中出現格式不一致)時,這時需要調整:如果字段名不一致(數據庫表中的字段類型都為字符型),系統就會提示,字段的長度不一致時也會提示,若不修改我們就根本不能把數據表導入系統內。
      當我們把數據表輸入到系統中后,這時我們要做的是了解系統的功能。目前我們這個系統主要是以種質的查詢為主,按照自己的需要進行查詢,系統中存放的種質資源信息非常的多,若用戶想要從如此眾多的信息當中查找自己所需要的種質信息,絕非易事,但是,如果用戶按照自己所要找的作物的性狀,進行查找就容易多了(參照圖1),例如:我們要找一個青原294的性狀,我們就要進入系統,首先要選擇數據庫,在任務欄中點擊作物特性評價鑒定的大田作物,從大田作物中選大麥,然后按“確定”我們就進入大麥的界面,這時我們在任務欄中點擊檢索查詢中的“通用檢索查詢”,就能看到很多大麥的性狀,在查詢條件中出入品種名稱“青原294”,然后點“確認”,再點擊“檢索”,這時即可顯示出青原294的所有性狀。
      該系統的第二個主要功能是統計功能,通過對不同類別相對應的質量性狀或數量性狀進行統計,獲得各種統計結果和統計變量,將統計結果顯示,使種質資源研究工作者可以統計結果了解種質資源的總體情況,在分類統計中,主要有兩種統計可供用戶使用,分別是:一維分類統計、二維分類統計。一維分類統計就是將某種具體作物的某一特性按一定的原則分類后,分別統計該作物在選定數據庫中屬于各類的所有種質分數。例如,根據小麥的“株高”將小麥按用戶自定的范圍查找,在0~5cm之間、50~105cm之間,中間的查找步驟自己的要求自定。雖然一維統計的功能簡單,但有助于用戶從數量上了解該作物某一特性的總體情況。二維分類統計就是將某種具體作物的兩個特性按一定的原則分類后,分別統計該作物在選定數據庫中屬于各類的所有種質份數。例如,根據小麥的“株高”和“來源省份”。也可以統計出“株高”在50~100cm之間且“來源省份”為“北京”,“株高”大于100cm的“來源省份”為“北京”;“株高”在50~100cm的“來源省份”為“浙江”,“株高”在大于100cm的“來源省份“為“浙江”的種質數量。